Resurserna koncentrerades på Borgå sjukhus första gången redan 2016. Avdelningssekreterarna samlades i ett enda team som betjänar alla verksamhetsenheter. Detta gör det möjligt att fördela resurserna där de behövs mest.
“Detta gav oss idén om hur man kunde tillämpa detta på vårdpersonalen. Vi startade under 2018 en centraliserad tjänst för plötsliga frånvaron. Vi gör en centraliserad bedömning av var bristerna finns och om de kommer att ersättas internt, med egen reservpersonal eller genom att boka en vikarie från Seure”, berättar Mia Karlsson, kundservicechef på Borgå sjukhus.
Under 2019 grundades enheten Tjänster för vårdarbetet som centraliserat sköter anskaffningen av vikarier för allt från plötsliga frånvaron till längre vikariat. I enheten sköts också alla rekryteringsfrågor som tidigare hörde till avdelningsskötarna. De har nu mer tid att leda och utveckla sin egen enhet.
Som grund för verksamheten ligger den verksamhetsbaserade arbetsskiftsplaneringen, som bidrar till att ge information om behovet av resurser och kompetens i olika enheter.
Tjänster för vårdarbetet sköter rekryteringarna
När det finns behov av en vikarie, gör verksamhetsenheten en beställning till Tjänster för vårdarbetet som publicerar en platsannons eller söker en yrkeskunnig bland den egna reserven. Tjänster för vårdarbetet sköter alla rekryteringsrelaterade uppgifter, dvs. intervjuer, anställning, den allmänna introduktionen och mottagandet av vikarien.
Borgå sjukhus är för närvarande det enda på HUS som centraliserat skaffar vikarier och sköter om introduktionen. Till skillnad från andra sjukhus, tillhör vikarierna personalen inom Tjänster för vårdarbetet, inte verksamhetsenheterna. Därför vet man hela tiden hurdana vikarier det finns i huset.
Centraliseringen är också till förmån för vikarierna. När vikariatet på en plats håller på att ta slut, kan man ordna med en fortsättning. Enligt servicelöftet ska vikarien ha information om det nya vikariatet senast två månader innan det nuvarande vikariatet upphör.
I rekryteringsprocessen intervjuas alla potentiella sökande, även om man inte kan erbjuda arbete direkt. På så sätt bygger man upp en reserv med lämpliga vikarier.
Att bygga upp en bra medarbetarupplevelse
Två veckor efter att vikariatet börjat för man en utvärderingsdiskussion med den nya vikarien. Vikarierna har gett rikligt med bra respons om att de mottagits väl och inledningen har ordnats väl.
“Vi följer checklistan så att allt som har att göra med rekrytering och introduktion säkert blir gjort. Vikarierna upplever att det är tryggt att komma till oss när allt är välplanerat och omskött”, berömmer Karlsson.
“Det första året har gått åt till att utveckla verksamheten. Vi har funderat över vad annat vi kunde centralisera. Jag tror att alla hos oss är nöjda med tjänsten och ingen vill längre återgå till det gamla”, summerar Karlsson.