Porvoon sairaalassa keskitettiin resursseja ensimmäisen kerran jo vuonna 2016. Osastonsihteerit koottiin yhteen tiimiin, joka palvelee kaikkia toimintayksiköitä. Näin resurssit voidaan kohdistaa sinne, missä tarve on suurin.
“Siitä lähti idea, miten tätä voisi soveltaa hoitohenkilökuntaan. Vuonna 2018 aloitimme äkillisten poissaolojen keskitetyn palvelun. Katsomme keskitetysti, missä on puutos ja korvataanko se talon sisältä, omalla varahenkilöstöllä vai tilaamalla sijainen Seurelta”, kertoo Porvoon sairaalan asiakaspalvelupäällikkö Mia Karlsson.
Vuonna 2019 käynnistettiin Hoitotyön palvelut -yksikkö, jossa hoidetaan keskitetysti sijaisten hankinta äkillisistä poissaoloista pidempiin sijaisuuksiin. Yksikössä hoidetaan myös kaikki rekrytointiin liittyvät asiat, jotka kuuluivat ennen osastonhoitajille. Heillä on nyt enemmän aikaa johtaa ja kehittää omaa yksikköään.
Toiminnan perustana on keskitetty toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu, jonka avulla tiedetään resurssien ja osaamisen tarve eri yksiköissä.
Hoitotyön palvelut hoitaa rekrytoinnit
Kun sijaiselle on tarve, toimintayksikkö tekee tilauksen Hoitotyön palveluihin, joka julkaisee työpaikkailmoituksen tai etsii osaajan omasta reservistään. Hoitotyön palvelut hoitavat kaikki rekrytointiin liittyvät tehtävät eli haastattelun, palkkaamisen, yleisperehdytyksen ja sijaisen vastaanottamisen.
Porvoon sairaala on HUSissa tällä hetkellä ainoa, jossa on käytössä keskitetty sijaisten hankinta ja perehdytys. Toisin kuin muualla, sijaiset ovat Hoitotyön palveluiden henkilökuntaa, eivät toimintayksiköiden. Siksi tiedetään koko ajan, millaisia sijaisia talossa työskentelee.
Keskittäminen on myös sijaisten etu. Kun sijaisuus yhdessä paikassa on loppumassa, voidaan järjestää jatkoa. Palvelulupauksen mukaan sijaisella pitää olla tieto uudesta sijaisuudesta viimeistään kaksi kuukautta ennen nykyisen päättymistä.
Rekrytointiprosessissa kaikki potentiaaliset hakijat haastatellaan, vaikka työtä ei heti olisi tarjolla. Näin rakennetaan sopivien sijaisten reserviä.
Hyvän työntekijäkokemuksen rakentamista
Uuden sijaisen kanssa käydään kahden viikon päästä aloittamisesta palautekeskustelu. Sijaisilta on tullut runsaasti positiivista palautetta siitä, että heidät on otettu hyvin vastaan ja aloitus on järjestetty hyvin.
“Seuraamme tarkistuslistasta, että kaikki rekrytointiin ja perehdytykseen liittyvä tulee varmasti tehtyä. Sijaiset kokevat, että meille on turvallista tulla, kun kaikki on hyvin suunniteltu ja hoidettu”, Karlsson kehaisee.
“Ensimmäinen vuosi on mennyt toimintaa kehittäessä. Mietimme, mitä muuta voisi keskittää. Uskon, että meillä ollaan tyytyväisiä palveluun, eikä kukaan enää halua palata vanhaan”, Karlsson summaa.