Vår årliga upphandlingsvolym är ca en miljard euro. Under 2020 sysselsatte coronavirusepidemin upphandlingsverksamheten i hög grad.
Det finns ett stort antal varierande upphandlingsbehov. Bara under 2020 identifierade vi mer än 500 upphandlingsbehov och mer än 300 konkurrensutsättningar slutfördes under året, vilket är mer än 100 fler än 2019. Coronavirusepidemin och relaterade globala utmaningar i tillgänglighet sysselsatte upphandlingsverksamheten i hög grad. Framför allt inköp och distribution av skyddsutrustning samt nationella ansvar krävde mycket resurser under året. På grund av epidemin var vi tvungna att fatta över 150 direktupphandlingsbeslut under 2020.
De missförhållanden i upphandlingsverksamheten som uppdagats 2019 och som resulterat i att många upphandlingar inte konkurrensutsatts, ledde till omfattande korrigeringsåtgärder inom upphandlingsverksamheten på HUS Logistik. Dessa åtgärder fortsatte år 2020. Vi uppdaterade processbeskrivningarna och anvisningarna för upphandling under våren 2020, då även nya permanenta upphandlingsanvisningar färdigställdes för att tydliggöra ansvaren. Vi rekryterade 10 nya experter till upphandlingsverksamheten och för att effektivisera konkurrensutsättningen köpte vi upphandlingstjänster från byråer som specialiserat sig på offentlig upphandling.
Alla upphandlingsbeslut elektroniskt
Sedan början av 2020 har vi arbetat för att se till att så många förslag till anbudsförfrågan och upphandlingsbeslut för EU-upphandling som möjligt går igenom en intern juridisk revision. Kategoricheferna gör en motsvarande granskning för nationell upphandling.
Vi fattar nu alla upphandlingsbeslut elektroniskt och under 2020 har vi även förberett anskaffningen av ett nytt datasystem för att stödja ledningen och uppföljningen av upphandlingar. Systemet förväntas införas under 2021.
Upphandlingar som inte konkurrensutsatts ska kunna avskaffas inom drygt ett år
I mars 2020 uppskattade vi att antalet upphandlingar som inte konkurrensutsatts motsvarade ca 62 miljoner euro per år. Marknadsdomstolen ålade därför HUS påföljdsavgifter på totalt 160 000 euro.
Hösten 2020 fanns det fortfarande upphandlingar som inte konkurrensutsatts till ett värde av ca 45 miljoner euro. Konkurrensutsättning pågick emellertid redan i mer än hälften av dessa upphandlingar och enligt prognosmodellen skulle upphandlingar som inte konkurrensutsatts kunna avskaffas inom drygt ett år.
Sedan början av året har en ny strategisk styrgrupp inom upphandlingsenheten, som tillsatts av den verkställande direktören, följt upp upphandlingshelheten. Även HUS styrelse samt ekonomi- och koncernsektionen har aktivt följt upp de korrigerande åtgärderna inom upphandlingsverksamheten och även rapporterat dem till HUS fullmäktige.