Osastonsihteeri on tiimin tuki ja potilaan ensimmäinen kontakti

Työpäiväni aluksi katson sijoituslistasta ja sähköpostista, minkä erikoisalan sihteeritöitä teen tänään. Koska molemmat gastroenterologian osastonsihteerit ovat poissa, tuuraan tänään heitä. Pystyn toimimaan osastonsihteerinä monella eri erikoisalalla, joten olen aina siellä, missä minua tarvitaan. Koska olemme jakaneet osaamista, lähes jokainen meistä osastonsihteereistä voi tehdä vähintään kahden erikoisalan osastonsihteerin töitä.

Kahdeksalta vastaamme puolen tunnin ajan potilaiden puheluihin, jotka koskevat ajanvarauksia ja -siirtoja. Meitä on tänään töissä yhdeksän osastonsihteeriä, jotka kaikki vastaamme samaan numeroon tuleviin puheluihin. 

Usein aamulla soittavat sellaiset potilaat, jotka ovat sairastuneet yön aikana eivätkä voikaan tulla heille varatulle vastaanottokäynnille tai toimenpiteeseen. Silloin siirrämme heidän aikansa ja voimme antaa vapautuneen ajan toiselle potilaalle.

Avaan Apotin uudestaan ja ryhdyn käsittelemään potilaiden lähetteitä sekä vastaan potilailta tulleisiin Maisa-viesteihin, jotka koskevat ajanvarauksia. Jos potilaan yhteydenotto koskee hänen hoitoaan, siirrän sen hoitajalle vastattavaksi.

Me osastonsihteerit varaamme potilaille vastaanotto-, tutkimus- ja toimenpideajat sekä lähetämme ajanvarauskirjeet – joko postitse tai pelkästään Maisaan, jos potilas on luopunut paperipostista. Lisäksi toimitamme potilaiden lausuntoja esimerkiksi Kelaan, Traficomille ja poliisille.

Toinen potilaiden ”puhelintunti” on kello 10-12. Tänään on puheluiden suhteen rauhallista, joten ehdin myös soittaa eräälle potilaalle, joka on perunut vastaanottoaikansa useamman kerran. Varaan hänelle sopivan ajan ja kerron, kuinka hänen tulee valmistautua vastaanotolle. Tiedot löydän potilaalle lähetetystä ajanvarauskirjeestä.

Välillä potilaiden kanssa puhelimessa puhuessa saa todella käyttää puhelahjoja – ja myös kielitaitoaan. Joskus kestää hetken ennen kuin pääsemme potilaan kanssa samalle aaltopituudelle. Olen iloinen, kun potilas saa asiansa hoidettua ja on tyytyväinen.

Olen saanut tehtäväksi skannata erään potilaan ultraäänikuvat kuvantamisen arkistoon. Kun olen skannannut kuvat, siirryn laatimaan lääkärien aikatauluja heidän toiveidensa mukaan. Osastonhoitaja pyörähtää työpisteelläni kysymässä erästä tulkkauspalvelumaksuun liittyvää asiaa.

Tämän jälkeen lähden auttamaan kollegaani Tiinaa. Hän pyysi minua neuvomaan Apotin aikataulupohjien muokkauksessa.

Meidän osastonsihteerien tehtävä on mahdollistaa hoitohenkilökunnalle työrauha potilashoitoon. Parasta tässä työssä on, kun pystyn olemaan avuksi kollegoille ja hoitohenkilöstölle - että minusta on hyötyä osaston toiminnassa.

Tänään kokoonnumme yhteisen pöydän ääreen hoitohenkilöstön kanssa. Minun lisäkseni paikalla on osastonhoitaja, apulaisosastonhoitaja, lääkäreitä, hoitajia, osastonsihteereitä sekä osastonsihteerien esihenkilö ja palveluvastaava.

Keskustelemme yhdessä siitä, miten yhteistyö on sujunut ja kuinka sitä voisi vielä parantaa. Käymme läpi kehitysehdotuksia ja aikatauluihin liittyviä asioita. Sovimme, että vuoden alusta osastonsihteeripalvelut alkavat tehdä raporttia, jossa näkyy lähetteiden määrät kuukausitasolla.

Meillä on täällä Peijaksessa sekä osastonsihteerien että hoitohenkilöstön kesken erittäin hyvä työilmapiiri.

Työpäiväni ovat keskenään hyvin erilaisia. Esimerkiksi lääkärin tai kollegan sairastuminen laittaa suunnitelmat uusiksi, kun täytyy siirtää varattuja aikoja tai sijaistaa.

Päivän päätteeksi katson vielä, onko lääkäreiltä tullut kiireellisiä pyyntöjä tai potilailta Maisa-viestejä, ja hoidan ne valmiiksi ennen kotiin lähtöä.