Bedömningen av leverantörer sker med hjälp av lämplighetskrav som i upphandlingsprocessen satts upp för anbudsgivarna i en anbudsbegäran.
För anbudsgivarna kan lämplighetskrav sättas upp, och med hjälp av dessa säkerställs att företaget har kapacitet för uppdraget som är föremålet för upphandlingen samtidigt som man försäkrar sig om att företaget inte har försummat sina samhälleliga skyldigheter (skatter, socialskyddsavgifter, pensionspremier o.d) och att företaget eller en person som har en ledande ställning i företaget inte gjort sig skyldig till en i strafflagen avsedd straffbar gärning.
Enligt 87 § i upphandlingslagen (1397/2016) ska den upphandlande enheten i EU-upphandlingar kräva ett gemensamt europeiskt upphandlingsdokument (ESPD) som ett preliminärt bevis på att anbudsgivarens lämplighetskrav uppfylls.
Innan upphandlingsavtalet ingås ska den upphandlande enheten enligt 88 § i upphandlingslagen (1397/2016) kräva att den valda anbudsgivaren lämnar in aktuella intyg och utredningar för att utreda om anbudsgivaren berörs av någon sådan obligatorisk grund för uteslutning som avses i lagen och om den uppfyller de lämplighetskrav som den upphandlande enheten ställer.
Bedömning av nya leverantörer genom kriterier för miljöansvar och samhällsansvar
De i upphandlingen tillämpade kriterierna för miljöansvar grundade sig på HUS miljöprogram och produktgruppsspecifika riktlinjer som publicerats i guiden för ansvarsfull upphandling. I många anbudsförfrågningar kartlades om produkterna innehåller PVC-plast, och i en del av anbudsförfrågningarna var det tvingande kravet att produkten inte innehåller PVC eller andra halogenplaster. Även plastmärkningar och anvisningar för produktens återvinning förutsattes allmänt. I vissa anbudsförfrågningar användes miljömärkningar som tvingande krav, till exempel FSC/PEFC eller typ 1 miljömärke (Svanmärkning och EU-miljömärkning). Dessutom förutsattes bland annat utsläppsrapportering i nya transporttjänstavtal.
I anbudsförfrågningarna som offentliggjordes år 2021 krävdes uppgifter om produkternas tillverkningsland samt att produkterna ska kunna spåras. I många anbudsförfrågningar krävdes också en förpliktelse att iaktta HUS Logistiks Code of Conduct-avtalsvillkor, dvs. minimikraven för ansvar. I vissa anbudsförfrågningar krävdes också exakta uppgifter om tillverkningsstället och en av tredje part certifierad revisionsrapport om den aktuella produktionsanläggningen. Utöver detta krävdes i flera anbudsförfrågningar för förnödenheter en utredning över leverantörernas ansvarspolicy och över hur de i sin verksamhet beaktat samhällsansvaret, underleverantörernas revisioner och utvecklingen av verksamheten. Förutom att vi satte upp de ovannämnda kraven gjorde vi också en egen kategorispecifik riskbedömning och satte för samhällsansvaret upp ytterligare krav i de produktgrupper där produkterna enligt marknadskartläggningen hade sitt ursprung i riskländer enligt BSCI-klassificeringen.
I flera konkurrensutsättningar av medicinteknisk utrustning beaktades kostnaderna för utrustningens totala livscykel tillsammans med experter inom medicinteknik. På så sätt bestod det totala jämförelsepriset av utrustningens anskaffningspris av livscykelkostnaderna för den tidsperiod som separat fastställts i anbudsbegäran. I nästan alla konkurrensutsättningar av medicinteknisk utrustning krävdes leverantörerna på en utredning över de kvalitetssystem som de tillämpar.