Omfattande förändringsprogram gällande upphandlingarna på gång inom HUS

På HUS inleddes intensiva utredningar om bristerna i upphandlingsverksamheten i och med att den nuvarande verkställande direktören tillträdde i början av 2019. I utredningarna undersöktes också hur många upphandlingar som inte konkurrensutsatts i samkommunen, dvs. mängden upphandlingar som enligt upphandlingslagen överstiger tröskelvärdet och övriga anskaffningar som hamnat utanför upphandlingsprocessen. Utredningen gav vid handen att det fanns en betydande mängd dylika upphandlingar, som också Konkurrens- och konsumentverket ingrep i. På grund av detta ålade marknadsdomstolen HUS hösten 2020 att betala påföljdsavgifter på 160 000 euro.  

”HUS upphandlar förnödenheter och tjänster för ungefär en miljard euro årligen. Det ifrågavarande problemet har gällt ungefär fyra procent av HUS alla upphandlingar”, säger verkställande direktör Juha Tuominen.   

Det gäller i synnerhet sådana upphandlingar som inte är relaterade till den kliniska verksamheten eller som endast med liten marginal överstiger det nationella tröskelvärdet för konkurrensutsättning, 60 000 euro.  

”De här konkurrensutsättningarna har fått ge vika för större och mera brådskande upphandlingar, för en konkurrensutsättning kräver en månads arbetsinsatser av flera personer och kostar därmed 10 000–20 000 euro” förklarar Tuominen. ”Personresurserna har varit för knappa. Orsakerna till att konkurrensutsättningen uteblivit är däremot inte lagenliga”, betonar han.   

Enligt HUS bedömning är den grundläggande orsaken till upphandlingsproblemen en dålig verksamhetskultur och ett dåligt ledarskap. Utöver det har den interna revisionen varit ineffektiv och inte i tillräcklig skala uppmärksammat bristerna i den decentraliserade upphandlingsmodellen och de olägenheter som den gett upphov till.  

Den interna revisionen och dess verksamhet har auditerats två gånger, åren 2008 och 2018. I båda auditeringarna konstaterades allvarliga brister i den interna revisionens verksamhet. Från den här tidpunkten finns det exempelvis bara enstaka granskningsrapporter. 

Problemen med den interna revisionen rättades slutligen till genom att lägga den interna revisionen ut på entreprenad. Beredningen av beslutet inleddes i december 2018 och den interna revisionen lades ut på entreprenad till Deloitte år 2020.  

Betydande korrigeringsåtgärder i upphandlingsverksamheten  

För att sanera upphandlingsverksamheten har HUS startat ett omfattande åtgärdsprogram. Den bygger på en övergång från en decentraliserad modell för upphandlingsverksamheten, vilken inleddes redan i början av 2019. I november 2019 avvecklades den gamla strukturen inom HUS Logistiks upphandlingsverksamhet och istället inrättades sju upphandlingskategorier och ett konkurrensutsättningsteam.   
 
En ny upphandlingsdirektör anställdes till HUS Logistik och en utomstående granskare auditerade upphandlingsverksamheten år 2019. Beskrivningarna av upphandlingsprocesserna och de interna anvisningarna uppdaterades våren 2020, samtidigt som den nya permanenta anvisningen färdigställdes för att klargöra ansvarsfördelningen.  

Från och med början av år 2020 har man strävat efter att möjligast många utkast till offertbegäranden och upphandlingsbeslut gällande EU-upphandlingar har genomgått en intern juridisk granskning. Kategoricheferna gör motsvarande granskning av de nationella upphandlingarna. Utöver detta har 10 nya experter rekryterats till upphandlingsfunktionen. För att effektivisera konkurrensutsättningen har HUS också köpt upphandlingstjänster från en utomstående byrå som är specialiserad på offentlig upphandling. 

Alla upphandlingsbeslut görs elektroniskt och under år 2020 har också beredningen av en datasystemanskaffning gjorts till stöd för ledningen och uppföljningen av upphandlingarna. Systemet tas enligt planerna i bruk under år 2021. 

HUS styrelse och ekonomi- och koncernsektion har noggrant följt de åtgärder som vidtagits för att korrigera problemen i upphandlingsverksamheten och dessa har också rapporterats till HUS fullmäktige. 

”På HUS ser vi på vårt eget ansvar som offentlig aktör med stort allvar och stor ödmjukhet, och vi gör allt för att snabbt rätta till situationen”, understryker Tuominen.  

För mera information: 

Verkställande direktör Juha Tuominen, kontakt via kaarina.heikinheimo(at)hus.fi, tfn 050 427 9861

I pressmeddelandet har följande mening rättats 3.2.2021 kl. 8.34: "Från och med början av år 2020 har alla utkast till offertbegäranden och upphandlingsbeslut gällande EU-upphandlingar genomgått en intern juridisk granskning." I rättad form lyder meningen så här: "Från och med början av år 2020 har man strävat efter att möjligast många utkast till offertbegäranden och upphandlingsbeslut gällande EU-upphandlingar har genomgått en intern juridisk granskning.“