Ohjelmistorobotit ja tekoäly lähetekäsittelyn apuna
Asiasanat:Ohjelmistorobotiikka, koneoppiminen ja tekoälyn hyödyntäminen ovat osa HUSin digimuutosta. Tekoälyavusteinen ohjelmistorobotiikka yhtenäistää ja nopeuttaa lähetekäsittelyä sekä vähentää inhimillisiä virheitä. Lisäksi se vapauttaa terveydenhuollon ammattilaisen työaikaa muihin tehtäviin.
Osastonsihteerit Anne Puistola (oik.) ja Satu Kostiainen ovat olleet mukana keuhkosairauksien lähetteiden automaatiossa, kun sydän- ja keuhkokeskuksen lähetekeskusta on perustettu.
HUSiin saapuu vuosittain 320 000 lähetettä, suurimpiin lähetekeskuksiin yli 3 000 lähetettä kuukaudessa. Ohjelmistorobotit eli digitaaliset työntekijät käsittelevät keskimäärin 75 prosenttia kaikista HUSiin saapuvista erikoissairaanhoidon lähetteistä. Automaatiota on saatu tehostettua tekoälyn avulla niin, että noin 50 prosenttia ohjelmistorobottien lajittelemista lähetteistä menee tekoälyn luettavaksi.
Tekoälyavusteinen lajitteluautomaatio lukee lähettävän lääkärin lähetetekstin tietoja virtuaalisessa lähetekeskuksessa ympäri vuorokauden ja lajittelee ne Apotti-järjestelmän lähetetyöjonoon, josta lääkäri poimii lähetteet arvioitavaksi.
Robotti muutti lähetekeskuksen osastosihteerin työn
”Ennen automaatiota tai sähköistä potilastietojärjestelmän XDS-arkistoa, yksikköön saapuvat paperilähetteet vietiin lääkärin pöydälle”, muistelee osastonsihteeri Anne Puistola Meilahden kolmiosairaalan Keuhkosairauksien poliklinikalta.
Ohjelmistorobotin käyttö lähetteiden ohjauksessa on monipuolistanut ja tuonut uudenlaista sisältöä osastosihteerin työhön. Se on vapauttanut aikaa vaativampiin tehtäviin. Lisäksi automaatio on tuottanut uutta ja laadukkaampaa tietoa raportoinnin näkökulmasta.
”Mielestäni on hyvä, että lähetteiden työjonot ja käsiteltyjen lähetteiden määrät näkyvät selkeästi Apotissa”, Puistola sanoo.
Aikaa säästyy paljon, kun virheellisiä rekisteröintitietoja ja diagnooseja voi korjata nykyjärjestelmässä reaaliajassa. Ennen ajettiin tarkistuslistoja ja vasta sen jälkeen tehtiin korjauksia.
Manuaalista lähetekäsittelyä automaatio ei kuitenkaan ole kokonaan poistanut. HUSissa on erikoisaloja, joihin saapuu pieni määrä paperilähetteitä ja niiden liitteitä. Lähetekeskuksen osastonsihteeri skannaa ne, kirjaa järjestelmään ja lajittelee hoitoyksikön lääkärin arvioitavaksi.
Osastonsihteerin käsittelyä vaativat myös lähetteet, joita ohjelmistorobotiikka ei luodun säännöstön mukaan lajittele tai lajittelee väärin. Tällaiset virhetilanteet vaativat ohjelmistorobotin sääntöjen tarkentamista ja korjausta sekä tekoälyautomaation uudelleen kouluttamista. Joillakin erikoisaloilla tekoälyautomaatio toimii paremmin kuin toisilla. Menee vielä aikaa ja vaatii moniammatillista yhteistyötä sekä tekoälyn kehittämistä, jotta siitä saa parhaimman hyödyn irti. Tekoälyn hyödyt konkretisoituvat vähitellen uusien työskentelytapojen myötä.
”Sitä mukaa kun toimintatavat ja prosessit saadaan yhtenäisiksi ja automaatiota kehitettyä, lähetteiden käsittelyn manuaalisen työn määrä vähenee”, Puistola sanoo.
Läheteautomaation kehityspolku
Lähetteiden käsittelyn kehityspolku alkoi virtuaalisista lähetekeskuksista ja vuonna 2016 käyttöönotetusta lähetenavigaattorista, joka auttaa lähettävää lääkäriä valitsemaan oikean lähetekeskuksen.
Lähetteiden käsittelyä on automatisoitu ohjelmistorobotiikalla vuodesta 2018 alkaen. Vuonna 2019 ohjelmistorobotiikkaa täydennettiin tekoälyavusteisella automaatiolla.
Vuoden 2022 kesään mennessä lähetteitä käsittelevä ohjelmistorobotiikka on käytössä 33 lähetekeskuksessa ja automaatiotasoa kasvattava tekoälyavusteinen automaatio kymmenessä erikoisalan lähetekeskuksessa, joista lähetemäärältään suurimmat ovat kardiologia, ortopedia, naistentaudit ja neurologia.
Teksti: Birgitta Ahlskog
Kuvaaja: Heli Kurimo
Husari 4/2022