Kaizen-viikolla tuloksia syntyy välittömästi
Asiasanat:Kaizen-viikolla paneudutaan etukäteen määriteltyyn ongelmaan ja korjataan se viikossa tavoitteen mukaiseksi.
Sairaanhoitaja Heidi Seppä (vas.), fysiologiainsinööri Ville Sivonen, lähihoitaja Kirsi Immonen ja ylilääkäri ja tiiminvetäjä Petri Mattila Lasten kuulokeskuksesta.
Pää- ja kaulakeskuksen kuuluvat Lasten Kuulokeskus ja yleisanestesiahammashoito sekä Nuorisopsykiatrian linja Porvoosta osallistuivat Kaizen-viikolle ennen joulua.
Kaizen-viikko on japanilaisen konsulttiyritys Shingijutsu Kaizenin toimitusjohtajan Hisakazu Saton vetämä kehittämisviikko, jota koordinoi Lean-kehittämisen yksikkö.
Lasten Kuulokeskuksessa viikon tavoitteena oli vähentää ensikäyntien pitkää odotusaikaa ja odottavien potilaiden määrää. Isoksi ongelmaksi havaittiin peruuttamattomien ajanvarausten määrä, johon syinä olivat varatun ajan unohtaminen ja ajanvarauksen vaikea peruuttaminen.
“Ratkaisimme ongelman lähettämällä asiakkaalle muistutuksen tulevasta ajasta sekä helpotimme ajanvarauksen peruuttamista”, Lean-valmentaja Henna Korte kertoo.
Työ odotusaikojan ja odottavien potilaiden määrän vähentämiseksi jatkuu Kaizen-viikon jälkeenkin.
“Viikko oli motivoiva ja paransi eri ammattiryhmien yhteistyötä. Lean-yksikkö auttoi hahmottamaan toimintaa eri ammattiryhmien muodostaman kokonaisuuden näkökulmasta”, tiimivetäjä Petri Mattila sanoo.
Potilaiden luokittelulla tehokkaampaa suunnittelua
Yleisanestesiahammashoidon tiimin viikon tavoitteena oli jonon lyhentäminen ja hoidettavien potilaiden määrän nostaminen. Ongelma painottui leikkauksen suunnitteluun.
“Lähestyimme leikkauksen suunnittelua luokittelemalla potilaat, jolloin saimme käsityksen, millaisia potilaita meillä on, ja minkälaista toimenpidettä he tarvitsevat”, Lean-valmentaja Kaisa Wiman kertoo.
Tiimi havaitsi, että valtaosa oli potilaita, jotka voidaan hoitaa puolen päivän aikana. Tiimi huomasi pystyvänsä hoitamaan joka päivä kaksi potilasta. Potilaiden luokittelu helpottaa leikkauspäivän tehokkaampaa suunnittelua ja leikkaussalin aika pystytään käyttämään paremmin.
“Kaizen-viikko herätti tarkastelemaan omaa toimintaa eri näkökulmista. Viikko lähensi toimialoja ja paransi yhteistyötä entisestään”, tiiminvetäjä Jaana Helenius-Hietala sanoo.
Viikko nopeutti tutkimusajan saamista
Nuorisopsykiatrian linjan Porvoon poliklinikalla oli vaikea löytää aika lähetteellä tulevalle potilaalle. Ensikäyntiaika ja tutkimusjakson toteutusaika ylittyivät usein, ja työryhmältä puuttui yhteinen näkemys tutkimusjakson pitkittymisen syistä.
Viikon aikana poliklinikan työntekijät mittasivat käytettyä aikaa tutkien toteutuneita hoitojaksoja.
”Huomasimme, että emme tiedä mitä työkaveri tekee, ja löysimme monta turhaa työvaihetta”, osastonylilääkäri Timo Vähämurto kertoo.
Aiemmin, tutkimusjakson kestäessä kuukausia, nuoren hoito oli aloitettava kesken tutkimusjakson, kun hänen voinnissaan tapahtui muutoksia. Työkulkua tarkastelemalla selvitettiin, miten potilasaikoja voitaisiin jakaa yksinkertaisemmin ja tasapuolisemmin. Nyt nuori saa kutsun ensikäynnille 14 vuorokauden kuluessa lähetteen saapumisesta ja tutkimus sekä hoitoonohjaus toteutuu kolmessa vuorokaudessa.
”Työryhmä teki kovasti töitä ja innostus omien kehittämisajatusten esille tuomiseen sekä pilotointiin on lisääntynyt. Olemme saaneet viikon jälkeenkin toimintaan uusia menettelytapoja”, osastonhoitaja Tuija Honkonen kertoo.
Teksti: Karoliina Koski ja Jukka Peltola
Kuvat: Mikko Hinkkanen
Husari 1/2021