Ideataulun digitalisointi tehostaa viestintää

Sydän- ja keuhkokeskuksen käytävällä on kolmemetrinen ideataulu täynnä aloitteita. Jokaiseen niistä on kirjattu kommentteja, nimetty vastuuhenkilö sekä kerrottu onko aloite käsittelyssä tai toteutuksessa. Taulu palvelee siis myös viestiseinänä.

Osastojen M8, M8 valvonta ja M9 satapäinen henkilökunta, potilaat ja potilaiden omaiset tekevät jopa kymmenkunta aloitetta viikossa. Ideoita on joka lähtöön: minne tippateline olisi parempi sijoittaa, miten ohjeita voisi selkiyttää tai potilasryhmiä sijoittaa. Kaikissa on tavoitteena potilaiden hoidon jatkuva parantaminen.

Tämän vuoden aikana ideoiden käsittelyn seuranta ja vastuutus on muutettu paperilta digitaaliseksi. 

”Tietohallinnosta oltiin meihin yhteydessä ja ehdotettiin Microsoft Teams -sovelluksen kokeilemista. Sovellus oli minulle täysin tuntematon, mutta kun sen mahdollisuuksia esiteltiin, ajattelimme lähteä mukaan kokeiluun”, kertoo osastonhoitaja Annukka Sandell. 

Vastuut ja aikataulut kaikkien nähtävänä

Aluksi osastoilla pohdittiin, voisiko koko sisäisen viestinnän siirtää Teamsiin, sillä eri vastuualueryhmät viestivät keskenään paljon sähköpostilla. Muutos tuntui kuitenkin liian isolle toteutettavaksi kolmivuorotyön lomassa. Osastolla päätettiin rajata kokeilu ideaprosessin kehittämiseen. 

Ideaprosessi on käytännössä entisenlainen: aloite kirjoitetaan vakiomuotoiselle lomakkeelle, joka viedään ilmoitustaululle. Idea on näkyvillä kaksi viikkoa, minä aikana sitä voi kommentoida. Joka toinen viikko 2–5 sairaanhoitajaa käy ideat läpi, luokittelee ne ja sopii, kuka vastaa tehtävän toteutuksesta. Kun aiemmin työnjako kirjattiin yhteen paikkaan ja siitä tiedotettiin toisessa, tehdään sekä kirjaaminen että tiedottaminen nyt yhdellä kertaa. 

Ideat kirjataan Teamsiin, jossa jokaiselle tehtävälle annetaan vastuuhenkilö sekä aikataulu. Vastuuhenkilöt saavat tehtävistä ilmoituksen sähköpostiin sekä muistutuksia, kun tehtävän aikaraja alkaa lähestyä tai se on umpeutunut.
 
”Aloitteet jaetaan neljään luokkaan siten, että ensimmäisenä toteutetaan nopeat ideat, joista on suurin hyöty potilaalle”, Sandell kertoo.

”Digitaalinen ideataulu on ennen kaikkea visuaalisen johtamisen työväline. Se tehostaa viestintää ja säästää työaikaa. Samalla koko henkilökunta näkee aloitteiden luokittelun ja sen kenen vastuulla toteuttaminen on.”

Teams-sovellus

• Microsoft Teams -sovelluksen avulla voi keskustella, pitää kokouksia, jakaa ja muokata tiedostoja. Teams toimii myös käyttöliittymänä muihin sovelluksiin, kuten kardiologian osastolla käytettävään Planner-suunnittelusovellukseen. 
• Teamsin käyttö on lisääntynyt HUSissa muun muassa etätyön ja -konsultaation myötä: aktiivisia käyttäjiä oli tammikuussa 4 600 ja huhtikuussa 11 500. 
• Eniten Teamsissä hyödynnetään yksityisiä keskusteluja (chat). Niitä lähetetään keskimäärin 7 900 päivässä. Lisäksi päivässä pidetään noin 3 500 kokousta, lähetetään 800 Teams-tiimin sisäistä viestiä ja soitetaan noin 210 puhelua.

Teksti: Elisa Tikka
Kuva: Matti Snellman

Husari 4/2020