HUSissa on käynnissä laaja hankintoihin liittyvä muutosohjelma
Asiasanat:Huono toimintakulttuuri, hajautettu hankinta ja sisäisen valvonnan puutteet ovat HUSin mielestä olleet suurin syy kuntayhtymässä esille tulleisiin hankintaongelmiin. Korjaavat toimet on aloitettu, ne ovat laajoja ja niillä on jo saatu aikaan tuloksia. HUS suhtautuu tilanteeseen hyvin vakavasti.
HUSissa aloitettiin tehostetut selvitykset hankintatoimen puutteista uuden toimitusjohtajan myötä alkuvuodesta 2019. Selvityksissä tutkittiin myös, kuinka paljon kuntayhtymällä on ollut kilpailuttamattomia, hankintalain kynnysarvon ylittäviä hankintoja ja muita hankintamenettelyn ulkopuolisia ostoja. Tällaisia hankintoja tuli esille merkittävä määrä, johon myös Kilpailu- ja kuluttajavirasto puuttui. Tämän vuoksi markkinaoikeus määräsi syksyllä 2020 HUSin maksamaan 160 000 euron seuraamusmaksut.
”HUS hankkii tarvikkeita ja palveluita noin miljardilla eurolla vuosittain. Nyt kyseessä oleva ongelma on ollut noin neljässä prosentissa HUSin hankintoja”, sanoo toimitusjohtaja Juha Tuominen.
Nämä ovat olleet erityisesti sellaisia hankintoja, jotka eivät ole liittyneet kliiniseen toimintaan tai ylittävät niukasti kansallisen kilpailuttamisen kynnysarvon, joka on 60 000 euroa.
”Nämä kilpailutukset ovat jääneet isompien ja kiireellisempien jalkoihin, sillä yksi kilpailutus vaatii monen henkilön kuukauden työpanoksen ja maksaa siten 10 000–20 000 euroa”, kuvaa Tuominen.
”Henkilöresurssit ovat olleet niukat. Syyt kilpailuttamatta jättämiselle eivät kuitenkaan ole olleet lain mukaisia”, hän korostaa.
HUSin arvion mukaan hankintaongelmien perussyynä on ollut huono toimintakulttuuri ja johtaminen. Lisäksi tehottomasti toiminut sisäinen tarkastus ei riittävästi havainnut hajautetun hankintamallin heikkouksia ja niistä seuranneita epäkohtia. Sisäinen tarkastus on auditoitu kahdesti, vuosina 2008 ja 2018. Molemmissa auditoinneissa todettiin vakavia puutteita sisäisen tarkastuksen toiminnassa. Esimerkiksi tarkastusraportteja ei ole tuolta aikaväliltä olemassa kuin muutama.
Sisäisen tarkastuksen ongelmat päätettiin lopulta korjata ulkoistamalla sisäinen tarkastus. Päätöksen valmistelu aloitettiin joulukuussa 2018 ja sisäinen tarkastus ulkoistettiin Deloittelle vuonna 2020.
Mittavia korjausliikkeitä tehty hankintatoimeen
Hankintatoimen tervehdyttämiseksi HUS on aloittanut laajan korjausohjelman. Sen ytimessä on siirtyminen hajautetusta hankintamallista keskitettyyn malliin, joka käynnistettiin jo alkuvuodesta 2019. Marraskuussa 2019 HUS Logistiikan hankintojen vanha rakenne purettiin ja tilalle perustettiin seitsemän hankintakategoriaa sekä kilpailutustiimi.
HUS Logistiikkaan on valittu uusi hankintajohtaja ja ulkopuolinen arvioija auditoi hankintatoimen vuonna 2019. Hankintojen prosessikuvaukset ja toimintaohjeet päivitettiin keväällä 2020, jolloin valmistui myös uusi hankintojen pysyväisohje vastuiden selkeyttämiseksi.
Vuoden 2020 alusta lähtien on pyritty siihen, että mahdollisimman moni EU-hankintojen tarjouspyyntö- ja hankintapäätösluonnos on käynyt läpi sisäisen juridisen tarkastuksen. Kategoriapäälliköt tekevät vastaavan tarkastelun kansallisille hankinnoille.
Hankintoihin on lisäksi rekrytoitu 10 uutta asiantuntijaa, ja hankintapalveluita on myös ostettu julkisiin hankintoihin erikoistuneilta toimistoilta kilpailutuksen tehostamiseksi.
Kaikki hankintapäätökset tehdään sähköisesti, ja vuoden 2020 aikana on myös valmisteltu hankintojen johtamista ja seurantaa tukevan uuden tietojärjestelmän hankintaa. Järjestelmän on tarkoitus tulla käyttöön vuoden 2021 aikana.
HUSin hallitus sekä talous- ja konsernijaosto ovat tiiviisti seuranneet hankintatoimen korjaavia toimintoja ja näistä on raportoitu myös HUSin valtuustolle.
”Me HUSissa suhtaudumme omaan vastuuseemme julkisena toimijana erittäin suurella vakavuudella ja nöyryydellä, ja teemme kaikkemme tilanteen nopeaksi korjaamiseksi”, Tuominen alleviivaa.
Lisätietoja:
Toimitusjohtaja Juha Tuominen, yhteydenotto: kaarina.heikinheimo(at)hus.fi, puh. 050 427 9861
Tiedotteesta korjattu 2.2.2021 klo 17.30 lause: “Vuoden 2020 alusta lähtien kaikki EU-hankintojen tarjouspyyntö- ja hankintapäätösluonnokset ovat käyneet läpi sisäisen juridisen tarkastuksen.” Lause korjattu muotoon: “Vuoden 2020 alusta lähtien on pyritty siihen, että mahdollisimman moni EU-hankintojen tarjouspyyntö- ja hankintapäätösluonnos on käynyt läpi sisäisen juridisen tarkastuksen.”