Ammattitaito punnitaan kriisin keskellä

Kun HUS Logistiikan esimiespäivässä tammikuun lopulla valkokankaalle ilmestyi isolla sana ”valmiussuunnitelma”, kukaan ei tainnut arvata, kuinka pian suunnitelma otettaisiin oikeasti käyttöön. Ensimmäinen koronavirustapaus oli vahvistettu Lapissa, mutta taudin ei uskottu vielä silloin aiheuttavan merkittävää uhkaa Suomessa.

Viimeistään kun ensimmäinen tautitapaus todettiin HUSin alueella helmikuun lopulla, alkoi suojavarusteiden suoranainen hamstraus. Noin puolen vuoden varoiksi hankittu kriittisten pandemiatuotteiden varmuusvarasto hupeni huimaa vauhtia, ja HUS Logistiikan hankinnoissa sekä ostossa laitettiin täysin uusi vaihde päälle.

Työparityöskentelyllä parhaisiin tuloksiin

”Olimme kyllä ajoissa liikkeellä, mutta kysynnän eksponentiaalinen kasvu yllätti meidät täysin”, huokaa hankintapäällikkö Annika Turunen muistellessaan helmi-maaliskuun vaihdetta. 

Poikkeustilanteen keskellä yhteistyötä hankintojen ja ostotiimin kesken on tiivistetty entisestään.

”Jokaisessa pandemian kannalta kriittisessä tuoteryhmässä on sovitut työparit, jolloin hankinta-asiantuntijat voivat keskittyä saatavuusasioiden järjestelyyn ja ostajat puolestaan tilausten tekemiseen sovittujen pelisääntöjen mukaan”, logistiikkapäällikkö Paula Mikkonen kertoo.

Tärkeintä tarkka taustaselvitys

Suojainhankinnoissa päätettiin keskittyä ensisijaisesti tuttujen ja luotettavien sopimustoimittajien hankintareitteihin, koska niin voitiin varmistua tuotteiden laadusta ja vastuullisuudesta sekä tarjoajan kelpoisuusehdoista.

”Koska olemme iso ja luotettava hankintayksikkö, sopimustoimittajat haluavat tehdä kanssamme yhteistyötä ja auttaa parhaansa mukaan. Tässä tilanteessa on erityisen suuri hyöty siitä, että olemme ylläpitäneet hyviä suhteita tavarantoimittajiin”, Turunen painottaa.

Koska suojavälineistä oli varsinkin epidemian alkuvaiheessa globaali pula, työssä on tarvittu hankinnan asiantuntijoilta sekä joustavuutta että oman ammattitaidon virittämistä äärimmilleen.

”Aloimme saada 50–100 tuotetarjousta päivässä. Mukana oli sekä aidosti auttamishaluisia yrityksiä, mutta myös selviä huijareita, jotka pyrkivät vain hyötymään vaikeasta tilanteesta. Hankinnan asiantuntijan tehtävä on tunnistaa lukuisten tarjousten joukosta ne, joissa on potentiaalia”, Turunen kertoo.

Potentiaalisten tarjoajien taustat käydään systemaattisesti läpi ja tehdään sen perusteella arvio siitä, kannattaako neuvotteluissa edetä.

Hankintapäätös jopa muutamassa tunnissa

Hankintapäätös syntyy nyt parhaimmillaan tunneissa normaalin neljän kuukauden sijaan. Epidemian aikanakin HUS Logistiikassa varmistetaan aina, että hankinnalle on olemassa hankintalain mukainen suorahankintaperuste. 

Turunen ja Mikkonen kertovat, että koronahankinnat ovat tulleet normaalitöiden päälle, mutta töistä on selvitty tekemällä vastuumuutoksia tiimien sisällä ja osin myös pidentämällä työpäivää.

”Onhan tämä ollut jännittävää, kun on tehty isoja kauppoja ja seurattu vappuaattona, ehtivätkö suojatakkirekat ruuhkan seasta Shanghain lentokentältä lähtevään rahtikoneeseen. Ja ehtivät ne!” Turunen sanoo.

Kotimainen suojainvalmistus on kriittisen tärkeää poikkeusoloissa 

Yliopistosairaanhoitopiirit perustivat keväällä hankintarenkaan, johon kuuluvat Helsingin yliopistollinen sairaala sekä Tampereen, Oulun, Turun ja Kuopion yliopistolliset sairaalat erityisvastuualueineen.

Hankintarenkaan kautta on hankittu pääosin hengityssuojaimia ja kirurgisia maskeja, mutta myös suojaesiliinoja ja suojatakkeja.

Renkaan tekemät hankinnat mahdollistavat myös kotimaisen suojaintarviketuotannon käynnistymisen nopealla aikataululla. Ensimmäiset sopimuksensa uudesta valmistuksesta hankintarengas on tehnyt Screentec Oy:n ja SJT-Investment Group Oy:n kanssa.

”Lisää on tulossa, sillä tälläkin hetkellä hankintarengas käy neuvotteluja usean toimijan kanssa. Kotimainen suojainvalmistus on kriittisen tärkeää poikkeusoloissa”, hankintajohtaja Timo Martelius kertoo.

Teksti: Tiina Henttonen
Kuvat: Mikko Hinkkanen

Husari 3/2020