Asiakirja tai rekisteri tutkimuksen kohteena

Viranomaislupa HUS:sta

Mikäli asiakirjojen ja rekistereiden käsittely ei ole mahdollista rekisteröidyn yksiselitteisellä suostumuksella, viranomainen voi yksittäistapauksissa antaa luvan tietojen saamiseen salassa pidettävästä asiakirjastaan tieteellistä tutkimusta varten (julkisuuslaki, potilaslaki, henkilötietolaki). Viranomaisluvan nojalla ei saa ottaa yhteyttä potilaisiin.
 
Potilasasiakirjoja koskevan tutkimuksen tutkimusluvan myöntää:

  • HYKS:ssä tulosyksikön tutkimuksesta ja opetuksesta vastaava ylilääkäri.
​ 
  • Jos tutkimuslupa tarvitaan samanaikaisesti useasta tulosyksiköstä, luvan voi myöntää  HYKS-sairaanhoitoalueen johdon johtava ylilääkäri.

  • Liikelaitoksessa liikelaitoksen toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija.

  • HUS-Työterveydessä johtava työterveyslääkäri.

  • Muilla HUS:n sairaanhoitoalueilla sairaanhoitoalueen johtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija.

  • HUS-kuntayhtymän kahden tai useamman sairaanhoitoalueen potilasrekisterien osarekistereihin tutkimusluvan myöntää tutkimusjohtaja.
 
Muiden kuin potilasta koskevien asiakirjojen ja rekistereiden osalta tutkimuslupa myönnetään pääosin samoin periaattein kuin lupa potilasasiakirjoihin. Useat muut asiakirjat hallinnoidaan keskitetysti ja yhtymähallinnossa, jonka vuoksi luvan myöntää usein johtajaylilääkäri.
 
Lupa kahden tai useamman viranomaisen asiapapereiden käyttöön

Jos lupaa potilasasiakirjojen tai muiden asiakirjojen ja rekisteritietojen luovuttamisesta tutkimuskäyttöön tarvitaan kahdelta tai useammalta rekisterinpitäjältä, viranomaisluvasta päättää Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (potilasasiakirjat) tai ministeriö (muut asiakirjat). Lupien hakeminen on keskistetty Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseen.
 
Henkilötietojen ja henkilötunnuksen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty. Siksi asiakirja- ja rekisteritietoja käsitellään pääsääntöisesti ilman henkilötietoja. Henkilötietolaki antaa kuitenkin mahdollisuuden henkilötietojen ja henkilötunnuksen käsittelyyn tieteellistä tutkimusta varten, mikäli seuraavat ehdot täyttyvät: 

  • Tutkimusta ei voi suorittaa ilman henkilön yksilöintiä koskevia tietoja ja rekisteröityjen suostumusta ei tietojen suuren määrän, tietojen iän tai muun sellaisen syyn vuoksi ole mahdollista hankkia.

  • Henkilörekisterin käyttö perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan ja tutkimuksella on vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä.

  • Henkilörekisteriä käytetään ja siitä luovutetaan henkilötietoja vain tieteellistä tutkimusta varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.

  • Henkilörekisteri hävitetään tai siirretään arkistoitavaksi tai sen tiedot muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä tunnistettavissa, kun henkilötiedot eivät enää ole tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi tai sen tulosten asianmukaisuuden varmistamiseksi.

Henkilötietojen käsittely edellyttää henkilörekisterin selostetta.