ERIKOISLÄÄKÄRIKOULUTUKSEN HALLINTAJÄRJESTELMÄN (ERHA) KÄYTTÖÖNOTTO JA JATKOKEHITTÄMINEN

1. Erha-järjestelmän tavoite

Erha-järjestelmä on luotu lääkärien ja hammaslääkärien ammatillisen jatkokoulutuksen suunnittelun ja Helsingin yliopiston lääketieteellisen tiedekunnan vastuulla olevan opetuksen ja opiskelun tueksi. Erha on määritelty yhdessä Helsingin yliopiston lääketieteellisen tiedekunnan, Työterveyslaitoksen ja HUS:in kanssa. Erhassa on automatisoidut tiedonsiirtorajapinnat HUS:in palvelussuhdetietorekisteriin Primaan ja Helsingin yliopiston opiskelijarekisteriin Oodiin.

2. Erhan käyttäjät

Erhan käyttäjiä ovat kaikkien erikoistumisalojen osalta koulutuksen vastuuhenkilöt sekä heidän nimeämänsä sihteerit ja koulutuskoordinaattorit. Erha tuotantoversio 1.0 otettiin käyttöön kesällä 2010. Alkuvaiheessa käyttäjinä ovat erilliset pilottialat joilla järjestelmä tulee myös erikoistuvien ja kouluttajien käyttöön. Pilottialoja ovat anestesiologia ja tehohoito, gastroenterologinen kirurgia, suu- ja leukakirurgia, sydän- ja rintaelinkirurgia, työterveyshuolto, urologia, verisuonikirurgia sekä geriatria. Syksyn 2010 aikana toteuttamaan hallittu uusien erikoisalojen mukaantulo.

Työterveyshuollon erikoisalan osalta järjestelmä on toteutettu ja käyttöönotettu valtakunnallisesti. Työterveyshuollon osalta Erhan käyttäjätunnukset on jaettu niin erikoistuville, kouluttajille kuin hallinnon henkilöstölle.

3. Erhan hyödyt ja käyttömahdollisuudet eri käyttäjäryhmille

Erhassa kullekin käyttäjälle on suunniteltu tehtäviä vastaava käyttöympäristö. Alla on esitelty eri käyttäjäryhmien käyttömahdollisuuksia.

Vastuuhenkilöt

Suurin osa erikoistumiskoulutukseen liittyvästä tiedosta löytyy jatkossa yhdestä järjestelmästä. Järjestelmästä löytyvät erikoistuvien tiedot, sähköinen koulutuspaikkarekisteri sekä tiedot kouluttajista. Lisäksi järjestelmään pystyy kirjaamaan vastuuhenkilökeskustelujen tiedot. Järjestelmästä on mahdollista luoda kohdennettuja sähköposti- ja osoitelistauksia. Listausten oikeellisuus edellyttää erikoistuvien tietojen ajantasaisuutta yliopiston Oodi-rekisterissä. Tulevaisuudessa järjestelmästä saa tilastotietoa suunnittelun pohjaksi, esimerkiksi suoritetut tutkinnot, suoritetut koulutuskuukaudet ja uudet opinto-oikeudet.

Vastuuhenkilöt voivat lisäksi seurata järjestelmästä oppimisarvioinnin toteutumista ja lokikirjatietoja.

Erikoistuvat

Suurin osa erikoistumiskoulutukseen liittyvästä tiedosta löytyy yhdestä järjestelmästä. Erikoistuvien ei tarvitse toimittaa tiedekuntaan erillisiä palvelussuhdetodistuksia HUS:ssa kertyneistä jaksoista. HUS:n ulkopuolella tehdyistä palveluista on vielä jatkossa toimitettava palvelussuhdetodistukset tutkintotodistuksen tai välipäätöksen hakemista varten.

Sähköiset lokikirjat mahdollistavat koulutuksen sisällöllisen seurannan.

Erikoistuvalla on myös mahdollista antaa Erhan kautta säännöllisesti palautetta koulutuksen sisällöstä kouluttajille ja koulutuspaikkoihin sekä anonyymisti vastuuhenkilölle.

Erha ei sisällä tietoja teoreettisen koulutuksen, hallinnon koulutuksen tai lähijohtajakoulutuksen suorittamisesta. Niiden osalta toimitaan aiempien käytäntöjen mukaisesti, jolloin erikoistuvat toimittavat kurssi- ja osallistumistodistukset tiedekuntaan tutkintotodistusta tai välipäätöstä haettaessa.

Kouluttajat

Kouluttajat pystyvät seuraamaan järjestelmästä erikoistuvien koulutuksen edistymistä HUS:in palveluiden osalta. Sähköiset lokikirjat, mahdollistavat koulutuksen sisällöllisen seurannan.  Kouluttajat voivat saada omasta toiminnastaan arviointitietoa ja palautetta erikoistuvilta, sillä Erhaan on luotu sähköiset arviointilomakkeet.

Kouluttajat saavat järjestelmään omat tunnuksensa, mutta erikoistuvan tiedot aktivoituvat näkyville vasta siinä vaiheessa kun erikoistuva linkittää itsensä koulutuspaikkaan ja kouluttajaa. Tästä syystä kouluttajatietojen tulisi olla ajantasaiset Erhassa.

4. Erhan käyttö

Erhaan tuodaan erikoistuvien perustiedot Helsingin yliopiston Oodi-opiskelijatietojärjestelmästä sekä palvelujaksotiedot HUSin henkilöstöhallinnon Prima-järjestelmästä.

Erhaan tulisi kirjata kaikki erikoistuvan, kouluttajan ja vastuuhenkilön tekemät arvioinnit. Lisäksi vastuuhenkilö kirjaa Erhaan erikoistuvan kanssa käydyt keskustelut. Erhasta löytyy myös erikoisalalla mahdollisesti käytössä oleva lokikirja. Järjestelmä sisältää lisäksi kolme erillistä henkilörekisteriä, jotka muodostuvat erikoistuvien tiedoista, vastuuhenkilön tiedoista sekä kouluttajien tiedoista.

Uusien mukaan tulevien erikoisalojen tulee määritellä:
- lokikirjan sisältö, jos siihen on tulossa muutoksia verrattuna nykyisin käytössä olevaan lokikirjaan
- arviointitarpeet ja arvioinnissa käytettävien lomakkeiden sisältö

Koulutuspaikkasopimusten ja kouluttajatietojen läpikäynti on tärkeää, jotta kouluttajat saadaan mukaan järjestelmän käyttöön. Ellei koulutuspaikka- ja kouluttajatietoja löydy järjestelmästä, ei järjestelmää ole mahdollista ottaa ko. koulutuspaikan osalta käyttöön. Vastuuhenkilöille on jaettu käyttäjätunnukset Erhaan, jossa voi käydä katsomassa koulutuspaikkatietoja. Tiedot löytyvät myös tiedekunnan nettisivulta osoitteesta: www.med.helsinki.fi/erikoislaakari.

Uusien erikoisalojen osalta voidaan myös erikseen järjestää kokous, jossa käydään läpi asiat, jotka tulisi olla valmiit järjestelmää käyttöönotettaessa.

5. Käyttäjätuki

Erhan käyttäjätuki on keskitetty Elisa Helpdeskiin, joka palvelee ma-pe kello 8 - 16 joko puhelimitse (010 266 2005) tai sähköpostitse erha.helpdesk@elisa.fi. Pyydämme ystävällisesti teitä olemaan ensisijaisesti yhteydessä Erhan käyttöön ja käyttäjätunnuksiin sekä salasanoihin liittyvissä asioissa Erha Helpdesk–käyttäjätukeen.

7. Erhan käyttöoppaat

Erhan käyttöoppaat ovat koottu Erha-palvelun etusivulle (www.erha.fi) . Palvelusta löytyvät pikaoppaat erikoistuvia, vastuuhenkilöitä ja kouluttajia varten.

8. Lisätiedot

Koulutukseen liittyvissä asioissa:

Koulutuspäällikkö Anne-Mari Sund, HY, ltdk (anne-mari.sund@helsinki.fi, puh. 09 – 191 26624)
Projektisihteeri Anna-Liisa Kuusela, HY, ltdk (anna-liisa.kuusela@helsinki.fi, puh. 09 – 191 26623)
Opintoneuvoja Anne Päiviö, HY, ltk (anne.paivio@helsinki.fi, puh. 09 – 191 26625)

Projektin toteutukseen liittyvissä asioissa:

Projektiryhmän puheenjohtaja, ylilääkäri Ari Lindqvist, HUS (ari.lindqvist@hus.fi, puh. 09 – 471 71800)
Projektipäällikkö, kehittämispäällikkö Terttu Kovanen, HUS (terttu.kovanen@hus.fi, puh. 09 – 471 74551)